FUNGSI COUNTIF LANJUTAN


Melanjutkan cerita fungsi COUNTIF tempo hari, kali ini saya akan mengajak anda mendalami lebih jauh makhluk yang satu ini. Jika pada tulisan sebelumnya kita hanya menghitung dengan satu kriteria yaitu hanya mencari tau seberapa banyak kasus penyakit dalam data yang kita buat, maka kali ini kita akan menghitung data penyakit berdasarkan bulan. Artinya begini, jika pada sel yang telah ditentukan kita lakukan perubahan bulan misal bulan 1, 2, atau 3, atau kita akan menghitung total, maka data penyakit yang muncul akan menyesuaikan dengan bulan yang kita pilih. Untuk keperluan latihan kali ini, silakan download file latihannya disini :membuat-laporan-penyakit-sederhana lanjutan

Ubah tanggal pada kolom A dengan bulan yang kita batasi hanya untuk bulan Januari hingga Maret. Format penulisan tanggalnya adalah dd/mm/yy contoh : 1/1/11.

Selanjutnya pada cell I1 tuliskan Bulan dan pada cell I2 ketikkan rumus berikut : =IF(A2=””;””;MONTH(A2)). Rumus tersebut dapat diartikan begini : Jika cell A2 kosong, cell I2 juga kosong. Jika cell A2 tidak kosong, tampilkan nomor bulan untuk tanggal pada cell A2.
Fungsi IF digunakan sebagai alat untuk memeriksa apakah cell A2 kosong atau tidak. Mengapa harus pakai syarat tersebut ?  Karena jika cell A2 atau cell lainnya pada kolom A yang ingin kita cari nomor bulannya ternyata kosong, rumus MONTH akan menghasilkan angka 1 bulan nol atau kosong. Hal ini tentu saja akan membuat perhitungan akan meleset.
Setelah membuat rumus pada cell I2, tugas selanjutnya adalah mengcopy rumus tersebut ke bawah hingga baris terakhir yang berisi data pada kolom A. Jadi kita copy rumus pada cell I2 ke I3 hingga I97. Caranya bagaimana ?  Lupa ?  Ya…. Koq lupa ?  Saya yang pelupa aja masih ingat. Caranya begini, klik cell I2 kemudian pencet dan tahan tombol Shift lalu pencet panah bawah hingga tanda seleksi berjalan sampai ke baris 97 lantas lepaskan pencetan pada panah bawah. Trus gimana lagi ?  Lepaskan pencetan tombol shift, ganti mencet tombol CTRL dan tahan. Lalu pencet tombol D. Kelakuan mencet dan tahan tombol CTRL lalu pencet tombol D sering dinamakan Control D. Dengan membuat perilaku tersebut maka rumus pada cell I2 akan tercopy ke cell I3 hingga cell I97.
Selanjutnya bagaimana bos ?
Ya, selanjutnya adalah membuat kolom bantu yang kita namakan Bulan_kodepenyakit. Ketik kata tersebut pada cell K1. Kemudian pada cell K2 ketikkan : =I2&C2  dimana I2 adalah nomor bulan dan C2 adalah kode penyakit. Copykan rumus ini ke cell K3 hingga K97. Caranya jangan lupa lagi sudah dikasi tahu tadi. Masa tiap kali harus dibilang ?

Kalau sudah membuat rumus pada kolom K, sekarang kita akan menamakan range K2 sampai K97 untuk itu blok cell K2 sampai K97. Membloknya gimana pak ?  Waduuh….. tanya lagi. Ya, caranya, klik cell K2 pencet shitf, tahan….., pencet panah bawah hingga cell K97 lalu lepaskan pencetannya.

Pada NameBox…. Ini apa lagi ? NameBox tempatnya dimana ?  Di atas kolom A, di situ biasa tertulis nama cell aktif.  Lihat gambar

Klik pada NameBox dan ketikkan Bulan_kodepenyakit lalu Enter sehingga sekarang range K2 sampai K97 menjadi bernama Bulan_kodepenyakit.

Tugas selanjutnya adalah membuat tabel bantu kriteria. Pada cell M2 buat rumus : =LAPORAN!C2  artinya nilai pada M2 sama dengan nilai pada sheet LAPORAN cell C2.
Pada cell N2 ketikkan Kriteria, dan pada cell O2 ketikkan Jumlah
Pindah ke sheet LAPORAN. Blok cell B2 hingga cell B21 lalu klik tombol Copy atau pencet CTRL + C. Kembali ke sheet REGISTER. Klik cell M3 dan paste sehingga sekarang isi cell M3 hingga cell M20  berisi kode penyakit.

Pindah ke cell N3 dan ketikkan rumus berikut :  =$M$2&M3. Lho koq M-nya dikasi pagar pakai tanda dolar ?  Iya, supaya kalau nanti kita copy rumusnya ke bawah, di tidak ngikut, jadi perlu disogok pake dolar. Yang jalan hanya dari M3 dan seterusnya. M2 tetap mengawal dari M3 hingga M20. Tingkah laku membuat M2 tidak bergerak itu tadi dinamakan membuat cell absolut.

Setelah selesai membuat rumus pada kolom N sekarang giliran kolom O. Pada O3 kita tulis rumus  : =COUNTIF(Bulan_kodepenyakit;N3)
Arti rumus tersebut adalah, hitung jika pada range Bulan_kodepenyakit muncul nilai pada N3 dimana bulan_kodepenyakit adalah tempat data yang akan dihitung dan N3 adalah kriteria atau syaratnya. Copy rumus tersebut ke bawah hingga cell O20.

Sekarang pindah ke sheet LAPORAN.
Pada cell B2 ketikkan :  Bulan    :  Kemudian pindah ke cell C2. Klik tab DATA. Lho tab DATA_nya dimana tho ?   Itu yang di atas layar sejajar dengan tulisan Home, Insert, Page Layout, dll. Nah Klik Data. Setelah itu klik lagi Data Validation – Data Validation hingga muncul form seperti gambar berikut.

Dibawah kata Allow ada kotaksegi empat yang diujung kanannya ada tanda panah. Klik tanda panah tersebut dan pilih List.  Selanjutnya muncul kata Source dimana di bawahnya ada kotak segiempat juga. Nah di dalam kotak tersebut ketikkan : 1;2;3 kemudian pencet OK.
Terlihat bahwa manakala cell C2 dipilih akan muncul tanda segitiga. Jika tanda segitiga itu di klik akan muncul angka untuk dipilih yaitu 1, 2, dan 3.

Berikutnya, ya… berikutnya lagi. Emang gak ada kata lainnya, gan ? Ya ada, hanya malas nyarinya. Jadi ya pake berikutnya aja lah. Maka berikutnya kita  pilih cell D4 dibawah kata jumlah pada sheet LAPORAN. Di sini gampang saja. Pada cell D4 kita ketik sama dengan (=) lalu pindah ke sheet REGISTER dan klik cell O3 sehingga pada cell D4 tertulis rumus  : =REGISTER!O3
Copykan rumus tersebut ke bawah hingga O21.
Selesai.
Sekarang coba ubah angka bulan pada sheet LAPORAN cell C2. dari 1 hingga 3. Maka anda akan lihat dalam laporannya penyakit ini angkanya akan berubah sesuai bulan yang diinput pada cell C2.

Demikian panduan membuat laporan otomatis kali ini. Panduan akan saya lanjutkan hingga tuntas hingga anda bisa membuat laporan LB 1 secara otomatis jika ada yang memberi komentar dan berminat meneruskan latihannya,. Jika tidak maka tulisan tentang ini akan cukup sampaidi sini…..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s