FUNGSI COUNTIF UNTUK OTOMATISASI LAPORAN PENYAKIT



Fungsi Countif Excel digunakan untuk menghitung berapa kali suatu angka, kata, atau karakter muncul dalam satu rentang data (range). Misalnya pada range A5 : A30 kita akan menghitung berapa kali muncul suatu kode penyakit. Maka rumusnya dapat kita tulis seperti ini =COUNTIF(A5:A30;”p0102″).Namun sebelum mempraktekkan hal ini, sebaiknya anda mengubah dulu regional setting pada komputer yang digunakan. Dalam contoh ini saya menggunakan regional setting Indonesian bukan English (UK atau US). Jika anda tetap ngotor untuk tidak mengubah regional setting, maka trik yang kali ini saya bagikan niscaya tidak akan berhasil alias gatot alias gagal total. Belum lagi jika tanggal bulan dan tahun ikut menentukan, bisa puyeng dibuatnya. Bagaimana tidak ? Coba tuliskan tanggal 12/1/2011 pasti akan berubah jadi tanggal 1/12/11. Hal yang tak nyaman ini pernah terjadi di Puskesmas tetangga saya. Karena lupa mengubah regional setting, akhirnya tanggal jadi kacau balau. Yang seharusnya laporan bulan 11 eh kok bisa muncul. Selidik punya selidik, eh…. Regional setting belum diubah. Terpaksa entry ulang. Bagaimana cara ubah Regional Setting, tanya aja tetangga anda mungkin ada yang tahu.
Baik, agar tidak terlalu jauh menyimpang, kita sekarang akan menggunakan fungsi COUNTIF untuk membuat laporan data penyakit secara sederhana yaitu menghitung berapa jumlah penyakit tertentu dalam sekelompok data.

Membuat Register Pasien

Dalam contoh ini kita buat Register Pasien secara sederhana yang memuat Tanggal, Nama Pasien, dan Kode Penyakit. Jika malas buat sendiri, silakan unduh yang sudah saya siapkan disini yaitu : MEMBUAT  LAPORAN PENYAKIT SEDERHANA. Langsung klik dan simpan filenya.

Tapi kalau ingin lebih tertantang, nah …. Silakan buka Excel 2007. Ingat, Excel 2007 bukan Excel 2003.
Sheet 1 kita ubah namanya menjadi REGISTER. Caranya yaitu klik 2 kali tab sheet 1 kemudian ketikkan REGISTER lalu enter. Dengan cara yang sama (boleh juga dengan cara lain jika anda sudah mengetahuinya) Sheet 2 kita namakan LAPORAN.

Pada kolom A1, B!, dan C1 tuliskan Tanggal, Nama Pasien, dan Kode_Penyakit. Selanjutnya, mulai A2 isikan data sesuai judul kolom. Isi sebanyak yang anda mampu. Khusus untuk kode penyakit, kita tambahkan huruf p di depannya. Si p ini sebagai pembantu saja, soalnya kalau tidak ada p maka kode yang dimulai dengan nol, angka nolnya akan hilang secara sukarela tanpa kita relakan. Jadi harus diawali dengan p supaya si nol tidak kabur.
Setelah dirasa cukup data yang diisi, sekarang kita akan menamakan range. Range yang perlu dibuat namanya adalah range Kode Penyakit. Penamaan ini nantinya akan memudahkan kita dalam menulis fungsi COUNTIF. Cara membuat nama range adalah : blok atau pilih mulai dari C2 sampai C terakhir yang berisi data. Dalam contoh mulai C2 sampai C97
Ketikkan Kode_Penyakit pada tempat seperti yang ditunjukkan dalam gambar.

Berikutnya pada Sheet LAPORAN, buat laporan sederhana seperti contoh. Ingat, kode penyakitnya jangan sampai berulang dan si p tetap harus ada, kecuali anda cukup mahir untuk membuangnya. Bukan dengan menghilangkannya begitu saja melainkan memerlukan teknik akal-akalan. Jika dilepas begitu saja maka yakinlah, laporan anda akan menunjukkan nilai nol semua.
Baik, jika sudah membuat daftar kode penyakit, tambahkan lagi dengan uraian jenis penyakit, biar yang baca tidak bingung hanya diberi kode saja. Setelah diberi uraian jenis penyakit, sekarang saatnya kita memerintahkan fungsi COUNTIF menghitung jumlah menurut jenis penyakit.
Pada kolom D4 ketikkan rumus berikut : =COUNTIF(Kode_Penyakit;B4). Penjelasan untuk rumus ini yaitu Kode_Penyakit merupakan range dimana kode penyakit akan dihitung oleh fungsi COUNTIF, sedangkan B4 adalah kriteria atau syarat yang harus dipenuhi dalam perhitungan yaitu kode penyakitnya. Disinilah peran si p itu tadi. Jika ia tidak disertakan, maka hasilnya akan nol. Copy rumus pada D4 mulai dari D5 hingga baris terakhir sesuai daftar pada kolom Kode Penyakit. Dengan demikian akan terlihat hasil dari kerja keras anda.

Oya, ini saya kasi tip paling gampang untuk mengcopy rumus di D4 ke cell di bawahnya secara sekaligus yaitu blok cell D4 hingga baris terakhir kode penyakit. Tekan dan tahan tombol Control (Ctrl) trus pencet tombol D lalu lepas. Nah……… sudah selesai. Gampang kan ?
Ulangi latihan ini berkali-kali hingga lancar. Kalau sudah lancar, maka pada posting berikutnya akan saya berikan lagi yang agak rumit sampai paling rumit hingga kelak anda bisa membuat laporan data penyakit alias LB 1 secara otomatis berdasarkan data yang diinput di REGISTER PASIEN.
Selamat mencoba.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s